Gestionar proyectos puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza, y es por ello que valoramos tanto el rol del project manager (PM). Y no, no es lo mismo que un “jefe”. Algunos jefes son un ejemplo a seguir y otros simplemente están por estar, pero dirigir proyectos (si se hace como se debe) es un mundo complejo.
Un PM cuenta con una cantidad significativa de responsabilidades. Su puesto es similar al de la persona que quiere volverse emprendedora y tiene que hacer mil cosas a la vez, pero con la diferencia de que debe mostrar métricas, resultados y avances al momento de rendir cuentas. Basta con que veas el libro del PMBOK o le des una mirada a las propuestas de trabajo. ¿Necesitas a alguien que proponga las ideas, analice el plan, cree la documentación, fije los canales de comunicación, brinde las guías, administre los recursos, gestione los riesgos y se asegure de que tu proyecto salga bien? Necesitas un PM.
En fin. En realidad solo quería hablarles sobre la gestión del alcance, pero todavía estoy aprendiendo a evitar las entradas dramáticas.
Como PM de un proyecto de software, es importante recordar que muchas veces, cuando pareciera ser que el proyecto ya está bien planificado, al cliente o a su representante se le ocurre agregar cambios importantes al alcance. En las metodologías ágiles esto es bien aceptado, pero el trabajo del PM no queda intacto, sino que debe actualizarse. Nuestro objetivo principal es entregar el proyecto de acuerdo al alcance acordado, y esto quiere decir que tenemos un tiempo estimado y un presupuesto aprobado que debemos respetar y cuidar.
Para decidir si un cambio de alcance es aceptable y qué impacto tendrá, los gerentes de proyecto suelen consultar el modelo de triple restricción. El modelo de triple restricción es la combinación de las tres restricciones más importantes de cualquier proyecto: alcance, tiempo y costo. En este escrito, cuando hablo de tiempo me refiero al cronograma completo, y si menciono al costo ya incluyo todo lo referente a recursos: el presupuesto, los elementos y las personas que trabajarán allí. Alcance + costo + tiempo están relacionados. No podemos modificar uno sin afectar a los demás.
Pero vamos, a todos nos gustan los ejemplos:
- Si estoy a cargo de todo un equipo de desarrollo que está trabajando con un software de marketing y el cliente (la persona que está financiando el proyecto) desea disminuir el costo, tendremos que cambiar el tiempo o el alcance. Asimismo, un aumento en el tiempo significa un cambio en el costo o alcance, o ambos.
- Si estoy en un proyecto de software en el cual cierto requisito técnico es indispensable o se necesita de alguna apariencia específica, podríamos modificar algo en el costo o el tiempo porque ya sabemos cuál es la prioridad.
- Si trabajamos en una empresa de videojuegos el tiempo es crucial ya que se suelen fijar fechas de lanzamiento y el público queda esperando con emoción. Entonces, si de repente estamos enfrentando demoras importantes, podríamos agregar más recursos (contratar más programadores, por ejemplo) o limitar el alcance (dejar algunas características adicionales que no fueron mencionadas para otras versiones). Por cierto, ten cuidado ya que necesitarías tratarlo previamente con los patrocinadores principales.
- Este escenario es mi preferido: Se necesita el mismo producto planificado desde el inicio, pero con menos presupuesto. Sí, exacto, duele hasta el alma. Pero nadie dijo que trabajar con dinero sería fácil. Ahora toca ser estratégicos y ampliar el tiempo. Sin embargo, siempre recomiendo prestar mucha atención aquí, ya que puede dejar de resultar beneficioso para la empresa si no se encara bien.
Ahora bien, si lo quieres simple, se trata solo de ver cuál de los tres lados del triángulo es la prioridad y desde allí definir acciones. Este triángulo te puede salvar como base, pero las acciones son un mundo aparte. De aquí la importancia de que aprendas a expresarte con claridad, cuidar los intereses de ambos lados, saber negociar y tomar buenas decisiones. Actividades como la venta, los proyectos freelancer y los concursos también ayudan a practicar esto. Las responsabilidades no son un juego, pero pueden ser el camino a desarrollar habilidades de las cuales te podrías sentir orgulloso/a.
Un abrazo,
Erika Silvero.
Líder de proyectos de desarrollo – Datenkraft.
Conecta con ella en LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/erika-silvero/
Este blog fue escrito con palabras simples y cercanas. Sin uso de IA. Espero que lo disfrutes.
La imágen fue extraída de la página oficial de Asana. Link: https://asana.com/es/resources/project-management-triangle
